Kalite Yönetimi Yazılımı, Kalite Yönetimi Programı

1-KALİTE VE DÖKÜMAN YÖNETİMİ MODÜLÜ

1.1         Şifre değiştirme

Kullanıcının şifre değişikliği yapmasını sağlayan ekrandır. Kullanıcının kendi güvenliği için şifresini on beş günde bir değiştirmesi ve şifre bilgisini kimse ile paylaşmaması gerekmektedir.

  • ?Şifre Değiştirme? ekranında ?Yeni şifre? metin alanına şifre girilir.
  • ?Yeni şifre tekrar? metin alanına Yeni belirlenen şifre tekrar yazılır.
  • ?Kaydet? butonu tıklanarak şifre değiştirme işlemi tamamlanır.


2-KALİTE VE DÖKÜMAN YÖNETİMİ MODÜLÜ GİRİŞ

Kullanıcı, sistem yetkilisi tarafından kendisine verilen ?Kullanıcı Adı? ve ?Şifresini? girerek ana ekranını açar.

Ana ekranda sol kısımda açılır menü şeklinde dökümanlar için tanımlanmış olan ana ve alt başlıklar görüntülenmektedir. Sağ kısımda ise alt başlıklara eklenmiş olan dökümanlar listelenmektedir.

Burada bir dökümanı görüntülemek için doküman isminin üstüne çift tıklamak veya araç çubuğundan  simgesine tıklamak yeterlidir. Seçili dökümanı bilgisayara kadedebilmek için ise Doküman menüsünden Farklı kaydet veya araç çubuğundan  simgesini tıklamak yeterli olacaktır.

2.1      DESTEK MENÜSÜ İŞLEMLERİ

2.1.1        Genel Tanimlar

Kullanıcı işlemleri,Birim Tanımlamaları ve Kurum Bilgilerinin girildiği ekrandır.

?Tanımlamalar? ekranı ilk açıldığında otomatik olarak ?Kullanıcı İşlemleri? Sekmesi görüntülenir. Bu ekranın üst kısmında bulunan ilgili alanlara kullanıcı bilgileri girilerek Ekle Butonu kullanıcı eklenebildiği gibi ?HBYS?den Al? butonu ile açılan  HBYS kullanıcı listesinden kullanıcılar eklenebilir.

Kullanıcı İşlemleri Ekranının Altkısmında bulunan Yetkiler Bölümünden kullanıcı yetkileri, görev yerleri bölümünden de kullanıcının görevli olduğu birimler seçilebilir.

Birim Tanımlamaları sekmesi kurumda tanımlı birimlerin eklendiği ekrandır. Ekranın üst kısmında bulunan ilgili alanlara veriler girilerek ?OK? butonu ile yeni birim kaydı yapılır. Burada tanımlanan birimler görev yeri belirlemede ve döküman yayınlamada kullanılacaktır.

Kurum Bilgileri sekmesi;  Kurum ismi , Kurum Yetkilisi ve Kalite sorumlusu bilgilerinin girildiği Ekran dır.

2.1.2        Menü Düzenleme

Ana ekranın sol kısmında bulunan ağaç menünün düzenlendiği ekrandır. Menü basamak ları ?1. Basamak?,?2.Basamak? ve ?3. Basamak? şeklinde üst geruptan alt gruba doğru bağlantılı olarak tanımlanmıştır. Yeni bir alt basamak eklemek için alt basamak eklenecek olan menu öğesi  bir üst basamaktaki ilgili alandan seçilmelidir.

Örneğin: 3. basamağa bir menu elemanı tanımlanacaksa 2. basamaktan üst menu elemanı seçilmelidir.

Seçim yapıldıktan sonra ilgili basamaktaki ekle butonuna basılır ve açılan ekrandan ilgili Alana menu öğesi girilerek ?OK? butonu ile eklenir. Burada dikkat edilecek husun menu ekleme ekranının üstkısmında gösterilen üst basamaktaki seçili menünün doğru olmasıdır.

Menü silme işlemi de ilgili basamaktaki ?Ekle? butonuna basılarak açılan ekrandaki ?Sil? butonu ile yapılır.

2.2      DÖKÜMAN MENÜSÜ İŞLEMLERİ

2.2.1        Doküman İşlemleri

Dokümanlara ilişkin tüm işlemlerin yapıldığı ekrandır.

Yeni döküman kayıt işlemi ?Döküman Ekle ? butonu ile açılan ekrandan yapılır. Bu ekranda döküman kodu, döküman adı, yayın tarihi ve dökümanın belge türü bilgileri girilir ve ?Kaydet? tuşuna basılarak kayıt gerçekleştirilir.

?Düzelt? Butonu ile mevcut döküman bilgilerinde değişiklik yapılabilir. ?Sil? butonu ile herhangi bir revizyom kaydı yoksa döküman silinebilir. ?İptal? butonu ile yayındaki bir döküman pasif duruma alınabilir.  seçim kutusu sayesinde iptal edilmiş dökümanlar görüntülenebilir ve  ?Aktif Et? butonu ile geri alınabilir.

Ekranın alt kısmında bulunan ?Yetkili birimler? bölümünden mevcut dökümanı hangi birimlerin göreceği ve dökümana yapılan revizyonların hangi birimlere duyurulacağı seçilebilir. ?Tümüne Ekle butonuyla tüm servisler eklenebileceği gibi  butonu ile açilan yardim penceresinden seçerek tek tek de birimler eklenebilir.

2.2.2        Doküman Önizleme

Dökümanı görüntülemek üzerinde geçici olarak değişiklik yapabilme ve Hızlıca döküm alabilmek için tasarlanmış ekrandır. Bu ekranda yapılan değişiklik formun orjinalini herhangi bir şekilde etkilemez sadece gerekli alanları doldurum döküm alma olanağı sağlar.

2.2.3        Farklı Kaydet

Yetkisi olan Kullanıcıların, ilgili dökümanın son halini bilgisayarına kaydedip  Microsoft Office yada Adobe reader gibi programlar aracılığıyla kullanmalarını sağlar.

2.2.4        Dosya Gönder

Kullanıcıların ağ ve dosya paylaşımı açmadan doküman yazılımı   üzerinden dosya gönderebilmelerine olanak sağlar. Gönderilen dosya diğer kullanıcının gelen kutusunda gözükür.

2.3      REVİZYON İŞLEMLERİ

2.3.1        Revizyon İstekleri Ekranı

Kullanıcıların mevcut dmökümanlarda yapılmasını istedikleri değişiklikleri istek olarak girebilecekleri ve bu isteklerin değerlendirilip kapatılacağı veya silinebileceği ekrandır.

?İstek ekle? butonu ile açılan ekranda istek türü seçimi yapıldıktan sonra, değişiklik isteği yapılacak olan döküman  butonu ile açılan yardım penceresinden seçilerek ve gerekli değişiklik açıklaması yapılarak  ?Kaydet? butonu ile kaydedilir.  Bakınız: Şekil 16;

?Değiştir? butonu ile yapılan istek değiştirilebilir. ?Sil? butonu ile silinebilir. ?İsteği Kapat? butonu ile  değerlendirmeye yetkili kişi revizyon isteklerini kapatabilir.

Ekranın üst kısmında bulunan seçim kutuları ile Bekleyen, Kapatılan ve tüm istekler görüntülenebilir.

2.3.2        Revizyonlar

Dökümanlara ilişkin revizyon kayıtlarının yapıldığı ekrandır. Burada dökümanın ilk yayın tarihinden itibaren tüm revizyonları tarihleri ile beraber görülebilir ve üzerine çift tıklanarak  önizleme yapılabilir.

?Ekle? ve Düzelt  Butonları ile yeni revizyon ekleme  ve düzeltme ekranı açılır. Bu ekranda eğer revizyon bir isteğe karşılık olarak yapılmış ise ekranın üst kısmından  butonu ile ilgili istek seçilir. Revizyon tarihi , varsa açıklama girilerek belgenin yeni hali  butonuna tıklayarak açılan open dialog penceresinden seçilir. Kaydet Butonuna basıldığında yeni revizyon kaydı gerçekleşmiş olur.

Eklenen her yeni revizyon için control ve yönetici onayı gerekmektedir. Aksi halde kullanıcılar en son onaylı revizyonu göreceklerdir.

2.3.3        Revizyon Kontrol

Yayınlanan revizyonların yönetici onayına gitmeden once kalite birimi sorumlusu tarafından görüntülenip değerlendirileceği ve yönetici onayına gönderileceği ekrandır.

Ekranın üst kısmında bulunan Döküman numarası ve tarih aralıklarına gore sorgulamalar yapılıp ekranın alt kısmında bulunan görüntüle butonu ile görüntülenip değerlendirilir. Uygun görülen revizyonlar ?Onaya Gönder? butonu ile onaya göderilir.

Ekranın üst sağ kısmında bulunan Onaylıları göster çeki ile onaylanmış revizyonlar görüntülenir ve bunlardan yönetici onayı olmayanların konrol onayı iptal edilebilir.

2.3.4        Revizyon Onaylama

Revizyonların Kullanıcılara ve yayına açılabilmesi için yönetici tarafından onaylandığı ekrandır.

Ekranın üst kısmında bulunan Döküman numarası ve tarih aralıklarına gore sorgulamalar yapılıp ekranın alt kısmında bulunan görüntüle butonu ile görüntülenip değerlendirilir.

Revizyon tablosunun en sağında bulunan onay bölümüne mause ile tıklayarak onay işlemi yapılır veya onay kaldırılabilir.

2.4      YAYIN İŞLEMLERİ

2.4.1        Revizyon yayınlama

Yönetici onayından geçen revizyonların kullanıcıya duyurulması için kullanılan ekrandır. Burada görüntülenen revizyonlar ?Görüntüle ? butonu ile görüntüleni ve yayınla butonu ile kullanıcılara yayınlanır. Yayınlanan revizyon, ilgili dökümana yetki verilen tüm servis personellerine yayınlanır. Personel programı açtığında yayınlanan revizyonlar otomatik olarak gözükecektir.

Kullanıcı ilgili revizyonu görüntülediğinde veya okudum olarak işaretlediğinde bu revizyon okullanıcı için yayından gizlenecektir.

2.4.2        Genel Yayınlar

Tüm döküman yayinlarinin görüntülendigi ve yetkiye bagli olarak genel yayinlarin yapilabildigi ve buayinlara cevap istenip cevaplarin görüntülenebildigi ekrandir. Yayinin eki olup olmadigi ve yayina cevap istenip istenmedigi tablonun sag kiminda bulunan alanlardan gözükebilir.

« Yayin ekle » butonu ile  açilan ekranda herhangi bir duyuru yayinlanabilecegi gibi yayin ekinde dosyada yayinlanabilmektedir. Yayin islemini gerçeklestirmek için yayin tarihi, yayinin konusu ve yayin açiklamasi girildikten sonra varsa dosya eki  butonuna basilarak eklenir. Dosya eki bölümünün hemen altinda bulunan ?cevap iste? işaret kutusu ile yapilan yayina kullanicilarin cevap verip vermeyecekleri belirlenir. Alt kisimda bulunan birim listesinin sağ tarafinda bulunan kutucuklar işaretlenerek yapilacak yayinin hangi birimler tarafindan görüntülenebileceği belirlenir. ?kaydet? butonu ile yayin işlemi gerçekleştirilmiş olur.

Yapılan yayın eğer yayıncı tarafından cevap istenen bir yayınsa ?Yanıtla? butonu ile açılan ekrandan gerekli bilgiler açıklama alanına girilir ve varsa eklenecek olan bir ek  butonuna basılarak cevaba eklenebilir.

?Alınan Cevaplar? butonu ile açılan ekranda kullanıcılardan alınan yayın cevapları görüntülenir. Ve varsa dosya ekleri sbilgisayara kaydedilebilir.

2.5      KLASÖR İŞLEMLERİ

2.5.1        Klasörlerim

Kullanıcılar döküman yönetimi modülü içerisinde kendi çalışmalarında kullandıkları dosyalarını, klasörlerim ekranında klasörler oluşturarak bu klasörlerin içerisine ekleyip saklayabilir ve gerektiğinde bu dosyaları tekrardan bilgisayarlarına kaydederek kullanabilirler. Ayrıca bu ekranda kaydettikleri veya bilgisayarlarında bulunan dosyaları diğer personellere döküman yönetimi yazılımı üzerinden gönderebilirler.

Yeni klasör ekleme işlemi ?Klasör ekle? butonu ile açılan pencere aracılığı ile yapılır. ?Klasör düzelt? butonu ile klasör yeniden adlandırılabilir. ?Klasör Sil? butonu ile seçili klasör içinde kayıtlı dosya yoksa silinebilir.

Seçilen bir klasöre Belge  eklemek için ekranın yine alt kısmında bulunan ?Belge ekle? butonu ile açılan ekranda tarih, belge adı, açıklama bilgileri girilir ve Dosya eki   butonu aracılığıyla eklenerek Kaydet butonu ile kayıt tamamlanmış olur. ?Belge Düzelt? butonu  ile mevcut belge değiştirilebilir. Yada ?Belge Sil? butonu ile silinebilir.

Farklı kaydet butonu belgeyi tekrardan bilgisayara kaydetmek için kullanılır. Kişi eklemiş olduğu bir belgeyi tekrar bilgisayarına kaydedip düzenledikten sonra tekrardan ekleyip koruyabilir.

Dökümanlarda kayıtlı mevcut dosya ismi üzerine sağ tıklandığında açılan menüden belge önizlemesi, Beldgeyi bilgisayara kaydetme ve  Belge Gönderme işlemleri yapılabilir. Bakınız Şekil 14;

2.5.2        Gelen Kutusu

Kullanıcıların kendilerine gönderilen dosyaları görüntüleyip Döküman yönetimi modülündeki klasörlerine ve ya bilgisayarlarına kaydedebilecekleri ve silebilecekleri ekrandır.

?PC ye Kaydet? tuşu ile açılan kayıt penceresi ile dosyayı bilgisayarlarına kaydedebilir veya ?Klasöre Kaydet? butonu ile açılan ekrandan döküman yönetimi içerisindeki istenilen bir klasöre, klasör isminin üzerine çift tıklayarak  dosya eklenebilir.

2.6      ANKET İŞLEMLERİ

2.6.1        Anket Yönetimi

Kurum içi anketlerin Kalite ve döküman yönetimi modülü üzerinden yapılabilmesi için düzenlenmiş olan ekrandır.  Bu ekran aracılığı ile çeşitli anketler düzenlenip bunların farklı tarihlerde yayınlanması sağlanarak anketin farklı tarihlerdeki neticeleri değerlendirilebilir.

Ekranın sol altında bulunan ?Yeni Anket? butonu ile açılan sayfada Anket Adı ve Düzenleyen bilgileri girilerek ?Kaydet ? butonu ile Yeni bir anket başlığı oluşturulmuş olur.

Anket başlığı seçildikten sonra ekranın sağ orta bölümünde bulunan soru ekle butonu ile açılan ekranda soru numarası ve soru bilgisi girilerek ?Kaydet ? butonu ile soru kaydı yapılmış olur. ?Soru Düzelt? butonu ile soru düzeltilebilir. ?Soru Sil? butonu ile slime işlemi yapılır.

İlgili soru seçildikten sonra ekranın sağ alt kısmında bulunan ?Cevap Kaydet ? butonu ile  açılan ekranda  Cevap Şıkkı, Cevap ve eğer puanlama yapılacaksa cevap şıkkının puanı bilgileri girilerek ?Kaydet? butonu ile cevap kaydı yapılır. ?Cevap Düzelt ? butonu ile istenen cevap üzerinde düzeltme işlemi yapılabilir.

Anket Yönetimi Ekranı Sağ alt kısmında bulunan ?Anket Yayınla? butonu ile açılan ekranda o an seçili olan anket için yayınlama işlemi yapılabilir. Bunun için Anket bitiştarihi girilerek yayınla butonuna basmak yerterlidir. Bir anket farklı zamanlarda tekrar tekrar yayınlanabilir. Yazılım her yayını ayrı ayrı tutarak değerlendirmektedir. Bu sayede Aynı sorulara farklı zamanlarda verilen cevaplar karşılaştırılabilir.

Yine anket yönetimi ekranının Sağ alt kısmında bulunan yazdır butonu ile  Mevcut anket dökümü kağıt üzerine alınabilir ve  kaydedilen anketler döküman halindede dağıtılıp kullandırılabilir.

2.6.2        Anket Yayınları

Yayınlanan anketlerin kullanıcılara sunulduğu ve Anket katılım işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Ekran açıldığında otomatik olarak Yayındaki anketler görüntülenir. Ekranın üst kısmında bulunan ?Tümü? seçim kutusu ile tüm anketler listelenebilir. Bir ankete katılabilmek için anketin yayında olması gereklidir.

Ankete katılmak için Ekranın sol alt kısmında bulunan ?Ankete Katıl ? butonuna tıklanır. Açılan ekranın üst kısmında sorular alt kısmında ilgili sorunun cevapları gözükür. Soruyu cevaplamak için ilgili şık üzerine tıklamak yeterlidir. Bir sonraki soruya geçmek için ?Sonraki Soru? geri dönmek için ?Önceki Soru? Butonları tıklanır.

2.6.3        Anket Sonuçları

Anket Sonuçları yayınlanan veya yayını tamamlanan anketlerin izlenip değerlendirilebildiği ekrandır.

Ekranın solkısmından seçilen anketin soruları sağ üst kısımda görüntülenir. Buradan seçilen sorunun istatistik durumu grafik olarak alt kısımda görüntülenir . Grafik kısmının  altında bulunan seçim kutuları ile Çubuk, Pasta veya cizgi grafik olarak veriler değerlendirilebilir. Ekranın sol alt kısmında bulunan yazdır butonu ile mevcut sorunun dökümü tablo ve grafik şeklinde alınabilir.

Bir cevap yazın